A Direção de Projetos exerce as suas atribuições nos domínios da gestão de projetos do IST, competindo-lhe assegurar a gestão administrativa e financeira dos projetos, de forma a apoiar os investigadores responsáveis na negociação, abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros dos projetos, assegurando a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projetos, o seu controlo orçamental e de tesouraria e procedendo ao apuramento anual dos valores da Estrutura de Custos.

Estrutura

Competências gerais

• Direção de Projetos

  A Direção de Projetos do IST, tem como missão, assegurar a gestão financeira e administrativa de forma a apoiar os investigadores responsáveis na abertura de projetos, na execução e elaboração de relatórios financeiros às entidades financiadoras.

  A Direção de Projetos desenvolve as suas tarefas em todos os financiamentos Nacionais e Internacionais na sua vertente de Pós-Award.

  Competências da Direção de Projetos:

  1. Coordenar todas as tarefas desenvolvidas pela Área de Projetos Nacionais (APN);
  2. Coordenar todas as tarefas desenvolvidas pela Área de Projetos Internacionais (API);
  3. Coordenar todas as tarefas desenvolvidas pelo Núcleo de Apoio Técnico a Gestão de Projetos (NATGP);
  4. Coordenar todas as tarefas desenvolvidas pela Assessoria Técnica da Direção de Projetos (ATDP);
  5. Assinar e validar todos os relatórios financeiros/pedidos de pagamento remetidos às entidades financiadoras;
  6. Aprovar todas as constituições de Fundo de Maneio no âmbito dos projetos geridos pela Direção de Projetos;
  7. Validar toda a informação disponibilizada na Página da Direção de Projetos;
  8. Monitorizar a articulação entre a equipa de Pré-Aword e as respetivas Áreas da Direção de Projetos;
  9. Apuramento/Validação anual dos overheads
  10. Validação dos relatórios estatísticos semestrais (receita, despesa, abertura de projetos e encerramentos)
  11. Participar no encerramento anual de contas, nomeadamente na especialização de Projetos

   

  Assessoria Técnica da Direção de Projetos

  Competências da Assessoria Técnica da Direção de Projetos:

  1. Organização de todo o despacho, recolha de assinaturas do CG;
  2. Interface entre a equipa SAP e a Direção de Projetos;
  3. Manual SAP – Visualizador SAP;
  4. Manutenção da página da DP.

   

  Núcleo de Apoio Técnico à Gestão de Projetos

  O Núcleo de Apoio Técnico à Gestão de Projetos tem como missão assegurar a uniformização dos procedimentos da Direção de Projetos, bem como dar resposta as solicitações de informações pedidas pelo Conselho de Gestão.

  Competências do Núcleo de Apoio Técnico à Gestão de Projetos:

  1. Validação de Aberturas de Projetos;
  2. Integração Financeira;
  3. Encerramento de projetos;
  4. Gestão de pedidos de documentação para relatórios financeiros e/ou auditorias;
  5. Gestão de documentação interna (contratos/custos internos);
  6. Processamento de remunerações adicionais;
  7. Gestão de Receita (identificação e comunicação) e elaboração dos respetivos relatórios semestrais e anuais;
  8. Validação da distribuição de receita e cobrança de ovhs UE20;
  9. Gestão dos seguros de bolsa;
  10. Gestão das despesas afetas a projetos do NOF (Ar Líquido e Azoto);
  11. Gestão dos projetos da Direção;
  12. Apoio no preenchimento do Inquérito ao Potencial Científico e Tecnológico Nacional;
  13. Apoio transversal aos restantes núcleos da estrutura da Direção de Projetos e contabilidades autónomas, e apoio ao Conselho de Gestão do IST;
  14. Apoio as IPSFL;
  15. Apuramento Anual dos Overheads;
  16. Cobrança de overheads das IPFSL;

   

  Área de Projetos Nacionais

  A Área de Projetos Nacionais tem como Missão assegurar a gestão financeira e administrativa de todos os projetos com origem de financiamento Nacional.

  Competências da Área de Projetos Nacionais:

  1. Preparação da documentação de suporte: Termos de Responsabilidade, Declarações, Protocolos de Colaboração;
  2. Preparação dos documentos de habilitação no caso dos Concursos Públicos (Prestações de Serviços);
  3. Articulação com a Propriedade Intelectual e Apoio Jurídico, no âmbito da análise da documentação de suporte;
  4. Abertura dos projetos em SAP pelos Núcleos e respetiva validação pelo responsável de Área;
  5. Acompanhamento da execução financeira do orçamento do projeto, garantindo existência de saldo para lançamento das despesas;
  6. Contacto com os docentes/investigadores para garantir a aquisição atempada dos equipamentos e contratações de recursos humanos;
  7. Auxílio na elaboração de pedidos de alterações orçamentais de projetos;
  8. Verificação dos processos de despesa quanto à sua elegibilidade no projeto e cumprimentos das regras contabilísticas e demais aplicáveis pela instituição;
  9. Atribuição de reservas das diferentes despesas (missões, fundos de maneio, aquisições, recursos humanos, …);
  10. Validação das despesas de reembolsos e fundos de maneio;
  11. Validação da imputação horária (folhas de horas);
  12. Gestão da receita (emissão de transferências para parceiros, pedidos de emissão de faturas);
  13. Execuções financeiras;
  14. Submissão de pedidos de pagamento com preparação das respetivas amostras;
  15. Preparação da documentação para encerramento de projetos;
  16. Preparação e acompanhamento das auditorias financeiras;
  17. Validação de informação referente aos projetos de investigação para relatórios intercalares das Unidades;
  18. Apoio aos secretariados para correta instrução dos processos (esclarecimento de dúvidas, transmissão de informação relevante sobre procedimentos);
  19. Fornecimento de dados solicitados pelas Unidades de Investigação no âmbito das Avaliações FCT e vistas das Comissões de Acompanhamento.
  20. Apoio na elaboração de candidaturas a projetos com financiamento nacional, garantido a correta instrução da candidatura de acordo com as regras aplicáveis pela entidade financiadora e regras internas da instituição de acolhimento;
  21. Análise dos orçamentos garantindo a sua viabilidade financeira;
  22. Preparação de guiões de apoio aos concursos com elevado número de submissões de candidaturas;
  23. A Área de Projetos Nacionais mantém atualizada a informação institucional das Plataformas das entidades financiadoras (PAS, Balcão 2020, IAPMEI e demais plataformas nacionais)
  24. Apoio aos núcleos com contabilidade autónoma (disseminação da informação);
  25. Articulação com a estrutura de Pré-Award.

  Área de Projetos Internacionais

  A Área de Projetos Internacionais tem como missão assegurar a gestão financeira e administrativa de todos os projetos com origem de financiamento internacional.

  Competências da Área de Projetos Internacionais:

  1. Apoio a candidaturas, na sua componente administrativa e financeira;
  2. Preparação da documentação de suporte a candidaturas e contratualização de projetos: Termos de responsabilidade, Declarações, Protocolos de colaboração, entre outros;
  3. Articulação com a Propriedade Intelectual e Apoio Jurídico no âmbito da análise da documentação de suporte;
  4. Articulação com a estrutura de Pré-Award;
  5. Abertura dos projetos em SAP;
  6. Abertura dos projetos em SAP pelos Núcleos e respetiva validação pelo responsável de Área;
  7. Acompanhamento da execução financeira do orçamento do projeto, por forma a assegurar a correta execução do mesmo;
  8. Contacto com os docentes/investigadores, no âmbito do ciclo de vida do projeto e respetivo orçamento, assegurando a aquisição atempada dos equipamentos e contratações de recursos humanos;
  9. Auxílio na elaboração de pedidos de alterações orçamentos de projetos;
  10. Verificação dos processos de despesa quanto à sua elegibilidade no projeto e cumprimentos das regras contabilísticas e demais aplicáveis pela instituição;
  11. Atribuição de reservas das diferentes despesas (missões, fundos de maneio, aquisições, recursos humanos, …);
  12. Validação das despesas de reembolsos e fundos de maneio;
  13. Controlo e Validação da imputação horária (folhas de horas);
  14. Gestão da receita (emissão de transferências para parceiros, pedidos de emissão de faturas, cobrança de overheads);
  15. Elaboração de execuções financeiras;
  16. Gestão das Plataformas dos Programas de Financiamento internacional;
  17. Apoio aos secretariados para correta instrução dos processos (esclarecimento de dúvidas, transmissão de informação relevante sobre procedimentos);
  18. Apoio aos núcleos com contabilidade autónoma (disseminação da informação);
  19. Preparação e submissão de relatórios financeiros e respetivas amostras;
  20. Preparação da documentação para encerramento de projetos;
  21. Preparação e acompanhamento das auditorias financeiras;
  22. Analise dos Orçamentos garantindo a viabilidade financeira.